So minimieren Gaststättenbetreiber Risiken bei Betriebsprüfungen
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arin Maurer und Dr. Peter Leidel von der Kanzlei Leidel & Partner sind Mitglieder beim Landesverband der steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufe in Bayern e. V. (LSWB). Sie geben in ihrem Beitrag praxisnahe Tipps, wie Sie durch Digitalisierung und moderne Technologien Ihre Betriebsführung optimieren können.
Als Gaststättenbetreiber stehen Sie vor vielfältigen Herausforderungen – von der täglichen Organisation bis zur Einhaltung steuerlicher Pflichten. Eine effiziente Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater erleichtert den Betrieb und minimiert Betriebsprüfungsrisiken. Dieser Beitrag stellt praxiserprobte Maßnahmen vor, die Ihnen helfen, eine erfolgreiche Zusammenarbeit sicherzustellen und Ihr Unternehmen optimal auf eine Betriebsprüfung vorzubereiten.
Die Einführung einer digitalen Buchführung spart Zeit und verringert Fehlerquellen. Ein zentraler Punkt ist dabei die revisionssichere Aufbewahrung auf digitalem Weg erhaltener Belege. Achten Sie darauf, dass neben Jahresabschlüssen, Inventuren und Buchungsbelegen auch Speisekarten, Zimmerpreislisten sowie Arbeitsanweisungen, Bedienungsanleitungen und Programmierprotokolle für Kassensysteme (auch für nicht mehr im Einsatz befindliche) vorhanden sind. Äußerst hilfreich und prüfungsverkürzend sind Verfahrensanweisungen, insbesondere für den Bargeldverkehr.
Manipulationssichere Kassensysteme und E-Rechnungspflicht: Was Betreiber wissen müssen
Die Kassenführung ist ein sensibler Bereich in der Gastronomie und wird daher genau geprüft. Seit 2017 dürfen nur noch elektronische Kassensysteme genutzt werden, die Einzeldaten speichern; seit 2020 müssen diese manipulationssicher und mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Ab dem 1.Januar 2025 müssen neu eingeführte Kassensysteme dem Finanzamt gemeldet werden. Bereits bestehende Kassen müssen bis zum 31. Juli 2025 nachgemeldet werden. Wichtig ist auch die optimale Nutzung der Schnittstellen zwischen Kassensystemen und anderen Systemen wie Buchhaltungssoftware, Warenwirtschaftsprogrammen oder Reservierungssystemen. Dies reduziert manuelle Fehler und sorgt dafür, dass relevante Daten konsistent und zentral verfügbar sind.
Ein bedeutender Schritt Richtung Digitalisierung ist die Einführung der E-Rechnungspflicht, die ab 2025 in Deutschland umgesetzt wird. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für Hotel-und Gaststättenbetreiber bedeutet dies, dass sie ihre bisherigen Rechnungsprozesse anpassen müssen, inklusive der Integration geeigneter Softwarelösungen zur Erstellung, Versendung und Verarbeitung von E-Rechnungen. Die Ausstellung von E-Rechnungen wird ab 2027 (bzw. 2028) für den B2B-Bereich verpflichtend. (Ausgangs-)Rechnungen können bis dahin weiterhin in herkömmlicher Form, z. B. im PDF-Format, erstellt werden, der Empfang und die revisionssichere Archivierung müssen jedoch bereits ab dem 1. Januar 2025 gewährleistet sein. Die Umstellung bietet aber auch Vorteile: Die Automatisierung reduziert Bearbeitungszeit und Fehlerquote, beschleunigt die Verarbeitung von Eingangsrechnungen und ermöglicht eine bessere Übersicht über Verbindlichkeiten und mögliche Skonti.
Mitarbeiterdokumentation und KI: So gelingt der Sprung in die Zukunft
Die lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter ist aus arbeits- und steuerrechtlicher Sicht von großer Bedeutung, insbesondere bei Minijobbern und Aushilfen. Nur mit einer genauen Zeiterfassung kann sichergestellt werden, dass die Verdienstgrenze nicht überschritten wird. Achten Sie zudem auf die Umsetzung der Mindestlohnerhöhung und die korrekte Erfassung von Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen. Lückenhafte oder fehlerhafte Dokumentationen können Nachzahlungen und Strafen nach sich ziehen. Setzen Sie auf digitale Zeiterfassungssysteme, die eine transparente Dokumentation ermöglichen. Dies erleichtert die Berechnung der Lohnnebenkosten und minimiert das Risiko von Nachforderungen.
Neben der Erfassung ist die Aufbewahrung der Arbeitszeitdokumentationen für mindestens zwei Jahre entscheidend. Eine ordnungsgemäße Dokumentation erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und hilft, Streitigkeiten mit Mitarbeitern zu vermeiden. Die enge Abstimmung mit Ihrem Steuerberater ist der Schlüssel zum Erfolg. Künftig wird der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Steuerberatung zunehmen. KI kann Buchhaltungsprozesse automatisieren, Anomalien erkennen und steuerliche Optimierungspotenziale identifizieren. Proaktive Kommunikation mit Ihrem Steuerberater ist unerlässlich, um die Vorteile dieser Technologien zu nutzen und steuerliche Risiken zu minimieren.
Fazit
Eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater erfordert Vorbereitung und Disziplin, doch der Aufwand lohnt sich. Durch strukturierte Buchführung, den Einsatz moderner Technologien und eine enge Abstimmung mit Ihrem Steuerberater können Sie die Effizienz Ihrer betrieblichen Abläufe steigern und das Risiko bei Betriebsprüfungen erheblich reduzieren. Mit der Digitalisierung von Prozessen, der Einführung der E-Rechnung sowie der Nutzung von KI schaffen Sie die Grundlage für ein langfristig erfolgreiches und sicheres Unternehmen.
