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ie Zusammenarbeit von Hotel- und Gastronomiebetrieben mit dem Steuerberater kann auf sehr unterschiedliche Weise erfolgen: Die Bandbreite reicht von der unsortierten Belegsammlung bis zum digitalen teilautomatisierten Datenaustausch mit vorkontierten Buchungssätzen. Leider sind viele digitale Prozesse noch nicht überall etabliert und der Ablauf gerät ins Stocken – dementsprechend häufig ist die Endabrechnung aufgrund des Mehraufwands höher.
Karin Maurer und Dr. Peter Leidel von der Kanzlei Leidel & Partner stehen Mitgliedsunternehmen des DEHOGA Bayern als kompetenter Beistand zur Seite.
Doch wie lassen sich nun exaktere betriebswirtschaftliche Auswertungen bei gleichzeitiger Kosteneinsparung beim Steuerberater bewerkstelligen? Verständlicherweise ist der Arbeitsaufwand beim Steuerberater – und damit die Kosten beim Auftraggeber – aufgrund von unsortierten, analogen Belegsammlungen ungleich höher als bei einer großteils automatisierten Übermittlung der Daten. Nicht nur für die Bank benötigt der Hotelier exakte betriebswirtschaftliche Auswertungen, die das Monatsergebnis periodengerecht wiedergeben. Wenn mit einem Branchenkontenrahmen gebucht wird erhält der Hotelier aus seiner Buchführung, die die tatsächliche Leistung seines Hotels im Zeitraum widerspiegelt, entscheidungsrelevante Informationen. Dazu gehören die Zusammensetzung des Umsatzes, den Speisen- sowie Getränke-Rohaufschlag, die Kostenanteile am Umsatz, das GOP (zu deutsch: Betriebsergebnis) sowie die statistischen Kennzahlen seines Unternehmens. Zusätzlich hat er in der selben Auswertung statistische Kennzahlen zu der erzielten Beherbergung, der Betten- und Zimmerauslastung, der Gästeankünfte und Aufenthaltsdauer, gegebenenfalls dem Umsatz pro Zimmer bzw. dem Umsatz je Sitzplatz zur Verfügung.
Vorteile einer digitalisierten Zusammenarbeit
Das Unternehmen (oder der jeweilige Steuerberater) kann mithilfe des verwendeten Programms dann daraus beispielsweise die Kapitaldienstfähigkeit des Betriebs ableiten, Entscheidungshilfen bieten, ob eine neue Ausstattung gekauft oder geleast werden soll und auch die Kostenpositionen im Branchenvergleich sehen. Noch wichtiger als die vergangenheitsorientierten sind die vorausschauenden Auswertungen für einen Betrieb. Ein Hotelbetrieb verfügt mithilfe seiner Hotel-Software in der Regel über eine Auslastungsplanung, hat häufig aber keinen genauen Überblick über Auszahlungen, die in den nächsten Wochen und Monaten fällig werden. An dieser Stelle kann der Steuerberater mit einer monatlichen Liquiditätsplanung Klarheit darüber verschaffen, ob Bankgespräche erforderlich sind oder ob zusätzliche Privatentnahmen möglich sind.
Vorteile für die Betriebe
Darüber hinaus trägt die exaktere Verbuchung von Geschäftsvorfällen auch zur Vermeidung von Angriffspunkten bei steuerlichen Betriebsprüfungen bei. Betriebsprüfer in Hotelleriebetrieben lassen sich regelmäßig auch die Auswertungen der Hotel-Software sowie den Registrierkassen geben und verproben damit die gebuchten Erlöse. Wurden diese Erlöse über die elektronische Schnittstelle der Software zum Steuerberater überspielt, kann es hierbei keine Differenzen mehr geben und etwaige Probleme schon im Vorhinein vermieden werden. Bei gastronomischen Betrieben ist die Richtsatzverprobung ein noch immer wichtiges Instrument der Betriebsprüfung, um die Vergleichbarkeit des Roh- und Reingewinns innerhalb der Branche zu prüfen. Durch die differenzierte Verbuchung des Wareneinsatzes und des Umsatzes sowie die laufende Kontrolle in der betriebswirtschaftlichen Auswertung lassen sich Abweichungen im Zeitablauf oder im Vergleich zur Branche schnell erkennen und auf ihre Ursachen hin überprüfen.
Auch zur allgemeinen Problemvermeidung im Rahmen von Lohnsteuer- und Sozialversicherungs- sowie Zollprüfungen ist die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems zu empfehlen. Nicht nur die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter sind so gesichert, auch die Verknüpfung über Schnittstellen in das Lohnprogramm des Steuerberaters hilft einem Unternehmen, das Tagesgeschäft und gleichzeitig die Buchhaltung unkompliziert und sauberen zu gestalten.
Welche Voraussetzungen sind nötig?
Um nun von den gesamten Vorteilen einer engen Zusammenarbeit von Unternehmen und Steuerberater zu profitieren, müssen einige Voraussetzungen geschaffen werden. Ein wesentlicher Punkt ist dabei die Nutzung elektronischer Schnittstellen zwischen der Software des Hotellerie- oder Gastronomiebetriebes sowie der Software des Steuerberaters. So wird gesichert, dass die Daten, die elektronisch auf die zutreffenden Konten der Finanzbuchführung eingespielt werden, Erfassungsaufwand und -fehler ausschließen.
Zahlreiche Vorteile organisierter Datenübermittlung
Ein gut organisierter und zeitnaher Belegtransfer zum eigenen Steuerberater gewährleistet bessere und schnellere Informationen zur Aufbereitung betrieblicher Entscheidungen und ermöglicht eine zeitnahe Jahresabschlusserstellung. So wird schon im Vorfeld Stress bei Betriebsprüfungen vermieden. Ein reibungsloser Prozess im Datenfluss zum Steuerberater sorgt schließlich auch für geringere Steuerberatungsgebühren – eine willkommene Abwechslung in Zeiten steigender Preise.
Dr. Peter Leidel WP, StB, RB
Karin Maurer, StBin
Leidel & Partner
Kompetenter steuerlicher und rechtlicher Beistand
Als Kompetenz-Partner des DEHOGA Bayern steht die Kanzlei Leidel & Partner für die Beratung und Vertretung der Mitgliedsunternehmen rund um die Themen Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und Rechtsberatung zu Verfügung. Weitere Informationen erhalten Interessierte im Internet unter www.leidel.de.
